KONSEP DASAR PERENCANAAN

KONSEP DASAR PERENCANAAN Fungsi-fungsi manajemen Konsep manajemen meliputi sekurang-kurangnya 4 (empat) fungsi, yaitu : fungsi Perencanaan (Planning), fungsi Pengorganisasian (Organizing), Pengarahan (Leading) dan Pengendalian (Controlling). Perencanaan (Planning) Pengorganisasian (Organizing) Penggerakkan (Actuating) Pengawasan (Controlling) v Perencanaan (Planning) Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai. Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu: a.Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT) b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY) c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE) d. Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN) e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO) f. Bagaimana pelaksanaannya (HOW) Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang mempersoalkan tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain. 1. Pedoman Perencanaan Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat beberapa patokan atau pedoman utama, yakni: Kemampuan Kondisi dan situasi Tanggung jawab Kerjasama 1.1. Kemampuan Perencanaan harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada: sumber-sumber yang tersedia, kamampuan tenaga pelaksana, sumber keuangan, bahan-bahan yang dimiliki, dan sebagainya. Sebuah rencana yang dibuat tanpa mengingat kemampuan untuk mencapainya, maka mudah kandas di tengah jalan. 1.2. Kondisi dan Situasi Kondisi dan situasi masyarakat di mana sebuah usaha akan dilakukan perlu juga menjadi pertimbangan. Termasuk dalam hal ini adalah kondisi sosial, ekonomi, budaya, dan sebagainya. Misalnya kemampuan daya beli masyarakat dan kesenangan terhadap barang yang akan diproduksi. 1.3. Tanggung Jawab Perlu pula dipertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan dipikul oleh masing-masing petugas, baik terhadap organisasi maupun terhadap masyarakat (tanggung jawab sosial). Apakah usaha tidak akan mengganggu kenyamanan masyarakat dan lingkungan. 1.4. Kerjasama Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah tidaknya terjadi kerjasama yang baik antara orang-orang yang menduduki bagian-bagian organisasi yang akan dijalankan. 2. Sifat Perencanaan Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat: Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai dengan kemampuan yang ada. Luwes, atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi. Di samping itu rencana harus dibuat secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan diperbaiki. 3. Macam-macam Perencanaan Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu: Tingkatan manajemen Jangka waktu Daerah berlakunya Materi perencanaan 3.1. Tingkatan Manajemen Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal: 3.1.1. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau Administrative Planning), adalah perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan organisasi. Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada tingkatan top management atau manajemen puncak. 3.1.2. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah perencanaan untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam program-program untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan atau manajemen menengah. 3.1.3. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat terakhir yang dibuat oleh pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program kerja di lapangan. 3.2. Jangka waktu Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita mengenal: 3.2.1. Perencanaan jangka pendek, yang biasanya berlaku dalam satu, dua, tiga, empat, dan lima tahun. 3.2.2. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau lebih. 3.2.3. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program pelaksanaan dari pada perencanaan jangka pendek. 3.3. Daerah berlakunya Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah), dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat), propinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya. 3.4. Materi Perencanaan Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan menjadi bab tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan program atau acara kerja. Sehingga secara lebih luas lagi sesungguhnya perencanaan dapat dirumuskan sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan program dari suatu organisasi. Adapun kegiatannya meliputi: menetapkan peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman pelaksanaan tugas, menetapkan biaya dan pemasukan yang diharapkan serta rangkaian tindakan yang akan dilakukan di masa depan. Analisis dan Pendekatan Sistem Pendidikan Substansi dari analisis posisi desentrralisasi pengelolaan sistem pendidikan pada dasarnya difokuskan pada upaya mengakses dan mengidentifikasi latar alamiah yang komprehensif dan objektif tentang posisi dari sistem pendidikan itu sendiri, dilihat dari perspektif: (1) kelayakan sistem, sub sistem, dan perangkat pengiringnya, (2) prestasi dan performa sistemnya dilihat dari perspektif kelayakan dan standar mutunya dalam kurun waktu tertentu. Untuk memperoleh pemahaman yang memadai tentang ketercapaian dari sistem itu sendiri, secara mendasar dapat dilihat dari: (1) potensi kekuatan dan kelemahan internal dan personal, (2) tujuan, tantangan, dan proyeksi eksternal (Tilaar, 1993; Hellen, 2000). Perumusan hasil analisis posisi dan pendekatan sistem, juga dimaksudkan untuk mengidentifikasi isu strategis dan alternatif proyektif dalam rangka; eksistensi sistem, reposisi sistem, mergerisasi, dan follow up dalam bentuk rekomendasi dan desiminasi kepada fihak-fihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung. Sasaran dan target dari analisis posisi dan pendekatan sistem pendidikan, secara umum meliputi: (1) untuk memperoleh gambaran yang komprehensif mengenai sistem dan pirantinya, termasuk potensi kekuatan dan kelemahan dari sistem itu sendiri, (2) untuk memperoleh deskripsi yang komprehensif tentang diagnosa dan prognosa sistem pendidikan, termasuk instrumen substantif yang mendukung dan menghambat sistem, dan (3) untuk memperoleh informasi yang representatif mengenai isu, kendala, dan peluang pengembangan desentralisasi pengelolaan sistem pendidikan, termasuk alternatif strategis pengembangan sistem pendidikan ke depan (future oriented) secara nasional. Langkah-langkah analisis posisi dan pendekatan sistem pendidikan pada umumnya dapat dijabarkan dalam struktur kerja yang piramidak (Devidson, 1989), yaitu: identifikasi dan redefinisi masalah/isu, akselerasi data dan informasi, reduksional data dan pengolahannya, interpretasi dan triangulasi data, justifikasi simpulan dan follow up, seminari dan desiminasi, serrta rekomendasi. Untuk melakukan analisis posisi dan pendekatan sistem, kita tidak mesti memulainya dari hipotesis, karena dengan pengenalan dan memposisikan ulang berbagai masalah sesuai dengan jenis dan gradasinya, secara otomatis akan terformulasikan hipotesa dari masalah itu sendiri. Upaya mengakses data dan informasi bisa dimulai dari berbagai lini, seperti: (1) unit-unit sistem dan istrumen di bawahnya, (2) laporan kemajuan (progress report) tentang sistem, (3) hasil riset bebagai fihak termasuk LSM dan badan swasta lainnya, (4) produk yang telah dihasilkan (rate product), dan (5) standar mutu sistem pendidikan ideal (standard of quality). Kakarteristik perencanaan Fungsi perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik dan dapat menghasilkan rencana yang baik apabila memiliki syarat-syarat antara lain: 1. Rencana mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya 2. Rencana bersifat luwes dan flesibel, dalam arti mengandung kemungkinan untuk perubahan-perubahan sesuai perkembangan san situasi yang terjadi 3. Pragmatis dan bersifat praktis s=disertai dengan perhitungan logis dan rasional, disusun berdasarkan fakta dan data, buka merupakan khayalan atau dugaan-dugaan 4. Rencana bersifat sederhana, sistematis, jelas dan mudah difahami oleh para pelaksana 5. Ada skala prioritas berdasarkan kondisi sarana dan prasarana (man, money, machine, method, market) 6. Rencana mempunyai daya guna, dalam arti hasil suatu rencana benar-benar dapat dirasakan manfaatnya, baik bagi diri sendiri, maupun bagi lembaga atau masyarakat umumnya Perencanaan yang baik harus dapat memberikan jawaban terhadap konsep pertanyaan yang dirumuskan dalam enam pertanyaan, yaitu : what, wht, where, when, who dan how 1. What, menanyakan tujuan, rencana dan kegiatan apa yang akan dilaksanakan 2. Why, menanyakan sebab-sebab mengapa jenis jenis kegiatan itu yang harus dilakukan. Jawaban terhadap pertanyaan ini memberikan argumentasi, atau alasan-asalan. Kenapa perencanaan itu dibuat sehingga memperoleh pengertian yang lebih jelas dan terperinci tentang latar belakang pemikiran-pemikiran perencanaan tersebut. 3. Where, menanyakan hal yang berhubungan dengan lokasi atau tempat rencana itu akan dilaksanakan. Hal ini mencakup letak, tata ruang tingkat pelaksanaan suatu rencana, dll 4. When, menanyakan hal yang berhubungan dengan waktu rencana itu kapan akan dilaksanakan. Hal ini akan mencakup prioritas fase-fase pencapaian, bahkan jangka pencapaian suatu tujuan dari rencana-rencana tersebut 5. Who, menanyakan siapa orang yang akan bertanggungjawab yang akan melaksanakan dan yang akan mengawasai. Hal ini mencakup juga wewenang dan tanggungjawab, hirarki, syarat-syarat personal, pembagian tugas, pengadaan tenaga, penempatan dan pembinaannya 6. How, menanyakan bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan itu, mecakup sistem dan tata kerja, standar yang harus dipenuhi, iklim di sekitar lokasi, pembiayaan, dll Organisasi pendidikan berbeda dengan organisasi lainnya, karena itu perencanaan pun berbeda dengan perencanaan yang lain. Perencanaan pendidikan dan pengajaran mempunyai karakteristik tersendiri, karena perencanaan pendidikan mempunyai keunikan dan kompleksitas yang tidak dimiliki oleh jenis perencanaan yang lainnya. Ciri-ciri tersebut diwarnai oleh pandangan terhadap pendidikan, karena yang menjadi masuknya adalah manusia, yang melakukan pendidikannya manusia, serta keluarannya juga manusia, oleh sebab itu perencanaan pendidikan mempunyai ciri-ciri seperti yang dikemukakan oleh Fakry Gaffar. Yaitu : 1. Perencanaan pendidikan dan pengajaran harus mengutamakan nilai-nilai manusiawi, karena pendidikan itu membangun manusia yang harus mampu membangun dirinya dan masyarakat 2. Perencanaan pendidikan dan pengajaran harus memberikan kesempatan untuk mengambangkan segala potensi anak didik seoptimal mungkin 3. Perencanaan pendidikan harus memberikan kesempatan pendidikan yang sama bagi setiap anak didik 4. Perencanaan pendidikan dan pengajaran harus komprehensif dan sistematis dalam arti tidak parsial dan segmentaris tapi menyeluruh dan terpadu serta disusun secara logis dan rasional serta mencakup berbagai jenis dan jenjang pendidikan 5. Perencanaan pendidikan dan pengajaran haris berorientasi pada pembangunan, dalam arti bahwa program pendidikan haruslah ditujukan untuk mempersiapkan man power yang dibutuhkan oleh berbagai sektor pembangunan 6. Perencanaan pendidikan dan pengajaran harus dikembangkan dengan memperhatikan keterkaitannya dengan berbagai komponen pendidikan secara sistematis 7. Perencanaa pendidikan dan pengajaran harus menggunakan resources secermat mungkin, karena sumber-sumber yang tersedia adalah terbatas 8. Perencanaan pendidikan dan pengajaran harus berorientasi ke masa datang, karena pendidikan adalah proses jangka panjang dan jauh untuk menghadapi masa depan 9. Perencanaan pendidikan dan pengajaran harus kenyal dan responsif terhadap kebutuhan-kebutuhan yang berkembang di masyarakat yang tidak statis, tapi bersifat dinamis 10. Perencanaan pendidikan dan pengajaran haruslah merupakan sarana untuk mengembangkan inovasi pendidikan sehingga pembaharuan terus menerus berlangsung Sejarah perencanaan Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan. Rencana Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi. Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame. Mekanisme perencaan pendidikan A. Ruang Lingkup Permasalahan Pendidikan Kebutuhan akan perencanaan timbul karena semakin kompleksnya permasalahan yang muncul dalam masyarakat modern. Permasalahan muncul karena adanya suatu aktifitas atau kejadian yang menyimpang dari yang seharusnya terjadi. Permasalahan seperti jumlah penduduk, kebutuhan akan tenaga kerja, ekologi, penurunan sumber daya, serta penggunaan perkembangan ilmu pengetahuan yang sembarangan, menempatkan institusi pendidikan untuk dapat menemukan solusinya. Jika institusi pendidikan diharapkan mampu menyalesaikan masalah-masalah tersebut, maka kemampuan merencanakan menjadi suatu keharusan. B. Konseptualisasi dan Rancangan Rencana Dalam pembahasan perencanaan pendidikan, perencana pendidikan harus mengkaji pola-pola dan kecendrungan yang umum dan menonjol dari manusia, tempat, pergerakan, akonomi, dan aktivitas. Prinsip perencanaan khususnya dalam lingkungan fisik, berkaitan dengan perencanaan lingkungan pendidikan. Perencana pendidikan hendaknya memperhatikan empat hal berikut: Aktivitas yang tercakup dalam berbagai institusi pendidikan. Kebutuhan manusia akan institusi pendidikan. Perencanaan fasilitas fisik yang berkaitan dengan proses dan teknik. Administrasi gedung dan peralatan sekolah. Dalam mengkonsep rencana, hendaknya perencana juga memperhatikan berbagai pola dan kecendrungan yang menonjol pada beberapa hal berikut. Pada manusia. Pada tempat. Pada pergerakan. Pada ekonomi. Pada aktivitas. c. Menentukan Tujuan dan Sasaran Apapun tujuan yang diharapkan dalam proses penentuan tujuan perencanaan hendaknya selalu mengantungkan kesadaran diri dan fikiran hanya kepada Allah Swt. Dengan cara berfikir dan berzikir kepadaNya, dan mampu mentrans-internalisasikan (mengamalkan) ke dalam tingkah laku nyata. d. Evaluasi Rencana Evaluasi pada dasarnya menegaskan begitu pentingnya perencanan pendidikan dan hasil-hasil potensialnya. Sesuai kebutuhannya, lebih jauh evaluasi sebaiknya muncul sepanjang proses perencanaan. D. Spesifikasi Rencana E. Implementasi Rencana Implementasi rencana termasuk langkah sulit dari proses perencanaan pendidikan. Hal ini dikarenakan adanya masalah pembagian sumber daya yang belum terpecahkan dengan baik, kebijakan umum untuk implementasi rencana belum diformulasikan dengan baik, dan seringkali dukungan dari masyarakat akademisi, pengambil keputusan politik, dan praktisi pendidikan hanya diketahui oleh orang tertentu saja. Kerjasama Dalam Pelaksanaan Rencana Pendidikan Sebuah perencanaan mengandung banyak bagian, peran, pelaku, dan kerjasama untuk mencapai tujuan dan sasaran. Kerjasama dan kesamaan persepsi sangat dibutuhkan. Variasi kerjasama dapat diinterpretasikan dalam 5 kerjasama. Yaitu: Kerjasama antar orang. Kerjasama yang berkaitan dengan tempat. Kerjasama yang berkaitan dengan perubahan atau gerakan. Kerjasama yang berkaitan dengan ekonomi. Kerjasama yang berkaitan sengan aktifitas. F. Monitoring (pemantauan) dan Evaluasi Rencana Monitoring (pemantauan) merupakan upaya mengamati pelaksanaan dari tindakan rencana. Pemantauan juga untuk merekam data tentang prilaku, aktivitas, dan proses lainnya. DAFTAR PUSTAKA Udin Syaefudin Sa’ud, M.Ed.,Ph.D. (2006). Perencanaan Pendidikan. PT.Remaja Rosda Karya. Cet. Ke-2, Bandung. Prof. Dr. Husaini Usman, M.Pd., M.T.(2008) Manajemen Teori Praktik dan Riset Pendidikan. PT. Bumi Aksara. Cet. Ke-1,Jakarta Suryadi, Ace. Pendidikan, Investasi SDM, dan Pengembangan: Isu.Teori dan Aplikasi. Pusat Informatika Balitbang Dikbud. Jakarta.1997